Gestionar el correo de una empresa no consiste únicamente en leer y responder mensajes. Quien recibe pedidos, facturas y documentos también necesita saber reconocer situaciones poco habituales y cuándo es necesario comprobar una comunicación antes de actuar.
En el día a día de una empresa, algunas de las comunicaciones que llegan por correo pueden parecer completamente normales: un pedido, una factura pendiente o un documento de un proveedor. Precisamente por eso es importante que quien gestione esos mensajes conozca bien cómo trabaja habitualmente la empresa.
No hace falta ser experto en informática
La persona encargada del correo electrónico de una empresa no tiene por qué tener conocimientos avanzados de informática ni saber identificar técnicamente cada tipo de amenaza.
Sin embargo, sí es importante que tenga unos conocimientos básicos y conozca el funcionamiento habitual de la empresa.
Saber desde qué direcciones suelen escribir los clientes y proveedores, qué documentos se reciben normalmente o qué tipo de solicitudes son habituales puede ayudar a detectar algo que no encaja.
Un supuesto pedido de un cliente
Puede llegar un correo con un supuesto pedido de un cliente y un archivo adjunto.
Si nadie en la empresa esperaba ese pedido, conviene detenerse un momento y comprobarlo antes de actuar.
Una factura que aparentemente está pendiente
También puede aparecer un mensaje de un supuesto proveedor reclamando una factura pendiente.
Si la factura no consta en la empresa o la petición resulta poco habitual, es mejor comprobarlo antes de realizar ninguna acción.
Cuando el archivo no parece normal
A veces el problema está simplemente en el documento adjunto.
Si normalmente las facturas llegan en PDF y de repente recibimos un archivo con un formato que no reconocemos, es razonable preguntarse por qué.
También hay que saber cuándo no proporcionar información
No todos los mensajes tienen que incluir archivos.
Una persona puede recibir una petición para facilitar datos de un cliente, información de la empresa o modificar algún dato relacionado con un pago.
Cuando algo así no es habitual, lo importante es no responder automáticamente y comprobar primero la petición.
La experiencia ayuda a detectar lo que no encaja
Quien lleva tiempo gestionando el correo de una empresa suele conocer cómo se comunican normalmente sus clientes y proveedores. Sabe qué documentos recibe, desde qué direcciones suelen escribir y qué solicitudes son habituales.
Ese conocimiento puede ayudar a detectar pequeñas diferencias.
Quizá el nombre del proveedor sea correcto, pero la dirección desde la que escribe no sea la habitual. Quizá el mensaje parezca proceder de un cliente, pero solicite algo que nunca había pedido anteriormente.
A veces no existe una señal evidente.
Simplemente algo no resulta normal.
Y saber reconocerlo puede ser más importante que conocer el nombre de la amenaza que tenemos delante.
Los conocimientos también se pueden mejorar
No todas las personas que gestionan el correo de una empresa tienen el mismo nivel de experiencia. Algunas llevan años realizando esta tarea y han aprendido a reconocer determinadas situaciones; otras pueden haber asumido recientemente estas funciones.
Por eso, cuando una empresa detecta que necesita mejorar los conocimientos de las personas que gestionan su correo, puede ser conveniente recurrir a formación específica.
Existen academias de informática que ofrecen cursos para mejorar los conocimientos profesionales de los trabajadores y adaptarlos a las necesidades de cada empresa.
Estos cursos pueden incluir desde ofimática y gestión del correo electrónico hasta el uso de herramientas digitales habituales en el trabajo, como procesadores de texto, hojas de cálculo, plataformas de comunicación o programas de gestión.
Para una persona que ha asumido recientemente la gestión del correo de la empresa, este tipo de formación puede ayudarle a desenvolverse con mayor soltura y a conocer mejor las herramientas que utiliza diariamente.
Saber cuándo parar también es conocimiento
Una persona que gestiona el correo de una empresa no tiene que convertirse en especialista en ciberseguridad.
Pero sí debería saber cuándo detenerse y comprobar una comunicación antes de actuar.
Un pedido inesperado, una factura que no consta, un archivo extraño, una solicitud urgente o un cambio relacionado con pagos son situaciones en las que unos segundos de comprobación pueden evitar un problema.
La seguridad también consiste en desarrollar ese criterio.
No se trata de trabajar con miedo ni de desconfiar de todos los mensajes, sino de saber distinguir lo habitual de aquello que merece ser comprobado.
La seguridad de una empresa también depende de las personas
Las empresas disponen cada vez de más herramientas para proteger sus sistemas y sus comunicaciones. Sin embargo, la tecnología no sustituye completamente a las personas que utilizan el correo electrónico cada día.
Por eso es importante que quienes gestionan pedidos, facturas y comunicaciones de clientes y proveedores tengan unos conocimientos básicos y unos buenos hábitos de comprobación.
No hace falta saberlo todo.
A veces, lo más importante es simplemente saber cuándo no conviene hacer clic, responder o proporcionar información sin comprobar antes lo que tenemos delante.
Para conocer mejor las principales situaciones de riesgo relacionadas con el correo electrónico y otras amenazas habituales, puedes consultar también nuestros consejos para detectar correos sospechosos, donde explicamos algunos de los casos más habituales con los que nos encontramos en el día a día.