D&O | “Administrar empresas una profesión de riesgo”

La decisión de ser administrador de una Sociedad se toma, frecuentemente, muy a la ligera. En algunos casos no es raro oír decir «solo tendrás que echar un par de firmas al mes y listo…».

Sin embargo, esto no es del todo así. Si bien es cierto que las tareas del administrador dependerán de la complejidad de la organización en cuestión, no es menos cierto que las funciones y deberes de un administrador van mucho más allá de solo dos firmas. Y de no cumplirlas, se le pueden llegar a exigir importantes responsabilidades.

El administrador de una sociedad es su representante a todos los efectos, y tiene el máximo nivel de responsabilidad en la toma de decisiones.

En una sociedad anónima o limitada, la responsabilidad de los socios se reduce al capital aportado. En cambio, los administradores responderán personalmente y con todo su patrimonio por actos vinculados a la empresa que, que por faltas de gestión cometidas por imprudencia, negligencia, error u omisión en el ejercicio de sus funciones gerenciales en la sociedad o por incumplimientos de obligaciones legales o estatuarias, causen un perjuicio económico a la propia sociedad, a los socios o a terceros.

La responsabilidad de los administradores constituye uno de los temas de mayor importancia teórica y práctica, que está sujeta a una continua revisión legislativa y suele ser la causa de numerosos litigios.

Seguros para empresas de seguridad y vigilancia

La responsabilidad patrimonial de los administradores de las sociedades se puede ver muy afectada por el panorama de las insolvencias de las empresas.
La crisis económica derivada del COVID-19 continúa amenazando la supervivencia de muchas empresas, que atraviesan serias dificultades financieras a consecuencia de la pandemia.

A pesar de las políticas de apoyo y medidas administrativas implantadas en España en el último año, que consiguieron mantener establecer el nivel de insolvencias empresariales, se prevé un incremento del 30% para 2021. Además, esta tendencia se mantendrá al alza en los próximos meses, y es muy probable que las insolvencias crezcan de manera continuada durante los próximos tres años. (fuente: Solunion España).

Medidas como los créditos ICO, los ERTES y la moratoria concursal y responsabilidad de administradores, han sido “esenciales” en 2020 y continúan teniendo un efecto positivo. Todas estas medidas están siendo un balón de oxígeno para las empresas y sus administradores en esta difícil etapa. La eliminación o modificación gradual de cualquiera de estas medidas repercutirá de manera directa en el incremento de las insolvencias. Un aumento que ya ha comenzado a ser tangible en el periodo comprendido entre julio de 2020 y marzo de 2021, con un significativo aumento de casi el 29% tan solo en este primer trimestre.

En todo caso, en este escenario de incertidumbre es importante contar con una protección adecuada a través del seguro de responsabilidad de administradores y altos cargos, conocido como seguro de D&O que ofrece Markel España.

Cómo reformar una oficina o local

Son varias las razones que pueden llevarnos a decidir que queremos reformar la oficina o el local de nuestra empresa. Las más habituales son la reestructuración de los espacios, la renovación de instalaciones antiguas (electricidad, fontanería) o un cambio de diseño general.

Ocurre con frecuencia que un negocio empieza a crecer y necesitamos habilitar nuevos espacios para un mayor número de trabajadores. También es frecuente que el modelo de negocio tome una dirección algo distinta a lo que habíamos previsto al inicio y, por lo tanto, que tengamos que reestructurar las instalaciones de la empresa para adaptarse mejor al tamaño de cada departamento.

Por supuesto, otra buena razón para contratar empresas de reformas es cuando compramos o alquilamos una nueva oficina/local y tenemos que adaptarla a nuestras necesidades. La situación actual del COVID-19, que precisa de una mejor ventilación en espacios cerrados y una mayor distancia entre personas, también nos puede llevar a querer hacer algunos cambios. La implantación del teletrabajo también es una cuestión a considerar, ya que muchos negocios se plantean continuar con esta práctica, incluso cuando la pandemia ya haya terminado.

Diseño interior oficina

Pasos a seguir en una reforma integral

A no ser que nuestra idea sea simplemente una pequeña reforma concreta, como cambiar el cableado eléctrico, instalar pantallas de protección para los empleados por el coronavirus o comprar unas nuevas sillas, nuestra recomendación es contratar una empresa de reformas especializada en oficinas y locales. Así, ellos se encargarán de todos los pasos, que podrían ser los siguientes:

  • Diseño y planificación de la reforma: en este primer paso, tras analizar nuestras necesidades, la empresa desarrollará un diseño para crear espacios útiles, funcionales y prácticos. Aquí se decidirá qué partes de nuestra instalación se dedicarán a despachos, zonas de trabajo, salas de espera, recepciones, salas de reunión… Por supuesto, también es el momento de decidir el aspecto de la oficina/local: cómo serán las paredes, suelos y techos, qué mobiliario se utilizará…
  • Ejecución de la obra: una vez tenemos claro el diseño interior, es momento de ponerse manos a la obra. Aquí ya entrarán en juego los diferentes especialistas: albañiles, electricistas, fontaneros, carpinteros… Los aspectos a tratar pueden incluir tabiques, alicatados, iluminación, sonido, seguridad, climatización…
  • Mobiliario: cuando hayan finalizado las obra en sí, es momento de colocar cada mueble en su lugar. Puede que aprovechemos una parte o todos los que ya teníamos o que hagamos una renovación total. Sea como sea, es muy importante analizar la idea que queremos que transmita nuestra empresa y decidir el mobiliario de forma acorde. Por ejemplo, si nuestra intención es que nuestro negocio dé una imagen moderna, no podemos decantarnos por un diseño o muebles vintage.
  • Decoración y rotulación: por último es posible que queramos decorar las paredes con imágenes de nuestro logo, frases clave que describan la empresa o fotografías inspiradoras. Tampoco debemos olvidarnos de los rótulos, tanto en el interior como en el exterior.

Permisos y licencias necesarias para la reforma

Dependiendo del tipo de reforma que vamos a llevar a cabo, de si se trata de un negocio nuevo o no y, por supuesto, del ayuntamiento donde se encuentre nuestra empresa, podemos necesitar distintos permisos y licencias:

  • Si es un local comercial, deberá cumplir con las normas establecidas para este tipo de establecimientos.
  • Licencia de apertura y actividad si nuestro negocio es nuevo o nos trasladamos a un nuevo local.
  • Licencia de obras. Un técnico del ayuntamiento tendrá que presentarse en la oficina o local y analizar las reformas que queremos hacer para que las apruebe.
  • Normativa de la comunidad. Si el local u oficina pertenece a una comunidad de vecinos, tendremos que asegurarnos de cumplir con las normas, que podrían incluir desde qué tipo de obras se pueden hacer hasta en qué horarios pueden trabajar los operarios.

Formación necesaria para la gestión de empresas

Un alto porcentaje del fracaso de los nuevos emprendimientos se debe a una gestión inadecuada, la cual está marcada por la toma de decisiones erróneas o inoportunas, en muchas ocasiones esto se debe a la escasa formación en el área de gestión empresarial de quienes dirigen la Pyme. 

No basta con conocer los productos o servicios, para dirigir una empresa de forma eficiente se debe contar con un modelo de negocio que le permita posicionarse en su nicho de mercado y crecer, toda empresa necesita conquistar su público objetivo para ganar prospectos y clientes, para ello necesita diseñar una oferta que pueda impactarles con productos o servicios que cubran sus necesidades. 

Se necesita considerar aspectos de vital importancia como los costos de los recursos clave, que incluyen el personal, la tecnología necesaria, los equipos, las instalaciones, los productos, los canales de distribución, entre otros. También hay que considerar el manejo de inventarios, los niveles de venta y el ingreso que generan por facturación, la fiscalidad y tributación, las utilidades esperadas, etc. 

Formación para gestionar empresas

Además no se puede pensar que la empresa está sola, hay que considerar que compite con otras empresas que pueden ser incluso más grandes y con mayor tradición en el mercado, la clave del éxito de la gestión empresarial depende de la formación de quienes la dirigen en áreas vitales, entre las que destacan: 

Ventas 

Las ventas son vitales para toda empresa, es un área en la que debe formarse todo empresario, conocer cómo funciona el mercado, qué volumen de venta se necesita para que la empresa sea rentable, cuáles son las técnicas actuales para colocar sus productos o servicios y posicionarlos adecuadamente.  

Es necesario también que conozca sobre el marketing digital, entender al target de su empresa para poder llegar a él y satisfacer sus necesidades y anhelos, entender la importancia de los nuevos canales de comunicación con el público, prospectos y clientes para crear y desarrollar una estrategia que incluya tácticas de venta y fidelización. 

Economía y finanzas  

La formación en economía y finanzas es esencial, para gestionar eficientemente una empresa se debe entender como funciona la economía a nivel nacional y global, se debe conocer sobre las leyes y políticas económicas tanto a nivel de España como de la Unión Europea y cómo pueden afectar a la empresa. 

Las empresas necesitan de un capital, tanto para iniciar sus actividades como mantenerse activas en el mercado, por ello generalmente necesitan de inversionistas, o financiamiento a través de bancos u otras empresas financieras. 

Contabilidad 

Para dirigir una empresa es necesario entender cómo se llevan las cuentas, por ello la formación en contabilidad es esencial, no se necesita ser un experto contable, pero se debe conocer los aspectos básicos para ubicar y entender cualquier información contable. 

Debe conocer además, el manejo básico del software contable que se use en su empresa o negocio para poder obtener en cualquier momento información y conocer la situación de la empresa. Estaríamos hablando, por ejemplo, de los conocidos contaplus, nominaplus y facturaplus.

Tecnología 

La formación en esta área es esencial, especialmente ahora que la tecnología ocupa un lugar importante en el quehacer diario de toda empresa, quien dirige una empresa necesita entender cómo la tecnología puede ayudarle a avanzar para alcanzar sus metas propuestas. 

La tecnología está asociada a las formas y métodos de producción, así como a la conexión e interacción con el público objetivo y el manejo de las ventas, debido a la masificación de internet y las redes sociales.

Leasing y renting de vehículos para empresas

Toda empresa necesita de un vehículo o de una flota de ellos para el desarrollo de diversas tareas asociadas a sus funciones, no obstante muchas veces no es posible comprarlos o no se considera rentable hacerlo, por lo que generalmente empresas, Pymes y autónomos en toda España utilizan los servicios de leasing y renting de vehículos.

Se trata de servicios que ofrecen una interesante variedad de beneficios a las empresas, el más importante de ellos es disponer de un vehículo en muy buenas condiciones o una flota de ellos, sin necesidad de tener que comprarlos. En el presente artículo queremos llevarle a descubrir las ventajas y diferencias del leasing y renting de vehículos para empresas.

Leasing y renting de vehículos para empresas

¿Qué es el renting y qué ventajas ofrece a las empresas?

El renting es un servicio de alquiler de vehículos de diferentes tipos a largo plazo, desde una unidad hasta una flota, mediante un contrato a una empresa especializada en esta modalidad, la cual se encarga de todos los servicios que implica el uso del coche durante el tiempo pactado en el contrato de servicio.

Los contratos de servicio bajo esta modalidad no tienen limitación de tiempo, sin embargo su duración no debe ser mayor a cinco años, bajo esta modalidad la empresa de renting detenta la propiedad del coche y es responsable de los diferentes servicios como el seguro, matriculación, pago de impuestos, mantenimiento preventivo, reparaciones y servicios de auxilio vial.

El servicio de renting no contempla la opción de adquirir el vehículo una vez finalizado el contrato de servicio, sin embargo en determinados casos es posible que la empresa contratante pueda adquirirlo por un precio similar al que tiene un vehículo de su tipo en el mercado de coches usados.

Ventajas

  • Es un servicio al que pueden acceder empresas, Pymes, autónomos, e incluso particulares y les permite disponer de un coche nuevo o de uno en excelentes condiciones.
  • La empresa que contrata el servicio no se encarga de administrar el coche o la flota de coches, ya que de ello se encarga la empresa de renting.
  • Se puede deducir el costo por concepto de renting del IRPF – Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas, siempre que se demuestre que el coche o flota de coches se han usado para el desarrollo de actividades propias de la empresa.

¿Qué es el leasing y qué ventajas ofrece a las empresas?

El leasing es un servicio de alquiler de vehículos con opción a compra destinado únicamente a personas jurídicas, empresas, Pymes o autónomos; la empresa que ofrece el servicio cede el uso del coche a la empresa contratante, que se obliga a pagar una renta, una vez finalizado el contrato el cliente tiene derecho a adquirir el vehículo por un precio determinado o puede devolverlo a la empresa de leasing.

La propiedad del coche la mantiene la empresa de leasing, pero cede la titularidad a la empresa contratante, lo que implica que el arrendatario es responsable de administrar el coche o la flota de ellos, la duración mínima de un contrato de leasing es de 24 meses, pudiendo llegar a máximo de 6 años.

Ventajas

  • Las empresas, Pymes o autónomos pueden contar con un coche nuevo o en buenas condiciones a través de un servicio que le ofrece financiamiento de el 100% del coche.
  • Se contrata el uso del coche al precio actual del mercado para usarlo por un tiempo determinado, lo que brinda una cobertura contra la inflación.
  • La empresa que contrata el servicio de leasing obtiene beneficios fiscales, ya que las cuotas de amortización se consideran como un gasto tributario, siempre que se demuestre que el coche o flota de ellos se emplean en actividades propias de la empresa.

Diferencias entre leasing y renting

Las modalidades de leasing y renting ofrecen la posibilidad a empresas, Pymes y autónomos de contar con un vehículo o flota de coches para realizar sus operaciones sin necesidad de adquirirlos, no obstante ambas modalidades presentan diferencias notables, entre ellas:

  • Tipo de servicio: el leasing se considera como un servicio de financiación del coche, mientras que el renting se considera como un servicio de alquiler.
  • Administración del coche: la empresa de renting se encarga de la administración del vehículo y los gastos que ello implica, mientras que el caso del leasing la administración del bien es responsabilidad del arrendatario.
  • Cuota mensual: En los contratos de renting la cuota mensual es más alta que en los de leasing.
  • Opción a compra: en el contrato de leasing se estipula el derecho del arrendatario a adquirir el coche una vez finalizado dicho acuerdo, pagando un precio residual por el bien; mientras que los contratos de renting no contemplan esta posibilidad.
  • Gastos del coche: La empresa de renting es responsable de los gastos derivados del uso del vehículo como mantenimiento, reparación, cambio de neumáticos, seguros, asistencia en carretera, etc. mientras que bajo la modalidad de leasing el arrendatario debe asumir todos estos gastos.
  • Duración del contrato: En la modalidad de leasing la duración mínima del contrato es de 24 meses y la máxima de 6 años, en la modalidad de renting la duración mínima debe ser superior a 12 meses con un máximo de entre 4 y 5 años.
  • Uso del coche: en los contratos de leasing se establece que el coche debe destinarse exclusivamente a las actividades propias de la empresa que arrendataria, mientras que en los contratos de renting no se establece esta condición, por lo que las personas físicas pueden acceder al renting de vehículos, no así al leasing que está restringido a personas jurídicas.
  • Manejo de la contabilidad: en la modalidad de renting el bien se considera contablemente como un gasto, ya que se trata de un servicio de alquiler. Mientras que en el leasing debe contabilizarse como un activo de la empresa, ya que el coche se considera como un bien adquirido a través de pagos aplazados
  • Ventajas fiscales: la modalidad de leasing permite deducir las cuotas pagadas, incluyendo intereses y amortizaciones; la modalidad de renting sólo permite deducir fiscalmente las cuotas pagadas, por su puesto en ambos casos se debe contar con los soportes.

Cómo crear una sociedad limitada en España

La sociedad de responsabilidad limitada, conocida en el mundo de habla hispana por sus siglas SRL, es el tipo de sociedad mercantil que más se utiliza en España, donde se le conoce como Sociedad Limitada y se denota por sus siglas SL, ya que la responsabilidad queda limitada al capital aportado a la sociedad, así los socios evitan tener que responder con su patrimonio personal a las deudas contraídas.

Muchos de los autónomos que deciden crear su propia empresa se decantan por este tipo de sociedad, para crearla existen diversas formas jurídicas, sin embargo interdependiente de ellos hay algunos requisitos que son obligatorios, en el presente artículo detallamos cada uno de ellos en el orden en que se deben cumplir para facilitar el proceso de creación de una Sociedad Limitada – SL.

Registrar el nombre de la SL

El primer paso que debe cumplirse es registrar el nombre que tendrá la naciente SL ante el Registro Mercantil, el nombre de toda empresa debe ser único, no debe coincidir con el de una que se encuentre registrada, por ello se debe visitar el sitio web del Registro Mercantil y rellenar el formulario dispuesto.

Es importante saber que en el formulario se deben incluir tres posibles nombres para la SL, esto permite al Registro Mercantil verificar cuál de las opciones está disponible, así se evita tener que realizar nuevamente la solicitud. Una vez se conceda el certificado de nombre de la SL, se tiene una reserva sobre él durante seis meses; sin embargo para registrarlo ante el notario se cuenta con plazo de tres meses, una vez vencido este periodo deberá hacerse una renovación.

Pasos para crear una SL en España

Abrir una cuenta bancaria a nombre de la SL

Una vez cuente con la certificación negativa de empresa emitida por el Registro Mercantil puede acudir a la entidad bancaria de su elección y abrir una cuenta a nombre de la SL, a esta cuenta debe ingresar un Capital Mínimo Inicial, cuyo monto es de 3.000,06 euros. El certificado de ingreso de este monto es un requisito que exige el notario para la creación de la SL.

Redactar los estatutos sociales

Los socios que conforman la SL están en la obligación de redactar los estatutos sociales de la naciente Sociedad Limitada, los cuales deben ser anexados a la escritura pública de constitución.

Todos los socios tienen el deber de redactar una serie de normas para conducir la empresa. Esas normas son los estatutos sociales, los cuales hay que agregar a la de la constitución.

Obtener escritura pública de la constitución de la SL

Este trámite debe realizarse ante un notario, su costo oscila entre 300 y 500 euros y se necesita contar con los siguientes documentos:

  • Certificación negativa de empresa emitida por el Registro Mercantil.
  • Estatutos Sociales de la SL.
  • Certificación del banco del aporte del Capital Social, depósito en cuenta de la SL.
  • D.N.I. en vigor del socio o de los socios fundadores.
  • En caso de que alguno de los socios no sea ciudadano español debe presentar la Declaración de inversiones exteriores.

Obtener el NIF de la SL

Luego de obtener la escritura pública de la SL se puede realizar la solicitud del Número de Identificación Fiscal (NIF) provisional ante Hacienda, para ello es necesario rellenar el modelo 036 y aportar una copia de escritura de constitución de la SL, así como una copia del DNI de la persona que realiza la solicitud.

El NIF que se proporciona tiene una validez de seis meses, junto a él deben entregar las etiquetas y tarjetas identificativas. Luego de este plazo es necesario hacer la solicitud del NIF definitivo.

Dar de alta a la SL en la AEAT

El siguiente paso es dar de alta la SL ante la Agencia Estatal de Administración Tributaria – AEAT, de acuerdo al epígrafe IAE que corresponda a la actividad que desarrolla la empresa, es posible que la SL quede exenta de tal impuesto, ya que sólo tributan aquellas empresas que tengan ingresos superiores a 1.000.000 de euros.

Hacer la declaración censal o del IVA

Las SL, como los demás tipos de empresas, deben hacer la declaración censal para iniciar su actividad económica, este trámite se realiza ante Hacienda y se necesita rellenar modelo 036 y aportar copia del NIF y del documento del IAE.

Inscribir la SL en el Registro Mercantil provincial

Finalmente se debe inscribir la SL en el Registro Mercantil provincial correspondiente, se cuenta con un plazo de dos meses desde el momento que se obtienen las escrituras públicas, se necesita de los siguientes documentos:

  • Escritura pública de la constitución de la Sociedad Limitada.
  • Certificación negativa de empresa emitida por el Registro Mercantil.
  • Copia del NIF provisional de la S.L.

Crear una empresa en Suiza: asesoramiento fiscal para sociedades

Abrir un negocio en Suiza puede ser el paso más importante que des en tu vida empresarial y, por lo tanto, es imprescindible que te dejes asesorar por expertos a la hora de abrir tu empresa en Ginebra, Zúrich, Lucerna, Zug u otras ciudades suizas cuya fiscalidad y legalidad beneficie enormemente a tus intereses financieros.

De hecho, cuando hemos usado la palabra “imprescindible” lo decíamos en serio. No solo es muy recomendable contar a tu lado con un especialista en la fiscalidad suiza, sino que para crear un negocio en el país necesitas obligatoriamente un representante fiscal cuya sede esté en Suiza. ¿Cómo conseguirlo? Recurriendo a empresas fiduciarias especializadas, como Swiss Financial Company & Trust, altamente especializada en asesoramiento fiscal para sociedades, que no solo te ayudarán a cumplir con los requerimientos legales mínimos, sino que además se convertirán en un aliado indispensable para poder aprovechar al máximo el sistema financiero que ha hecho que Suiza sea famosa en el mundo entero.

De este modo, una empresa de representación fiscal en Suiza se convierte en la entidad de referencia ante las autoridades fiscales para todos los procedimientos y trámites relacionados con el IVA. E insistimos: contar con este tipo de representación fiscal in situ es obligatorio para establecerse en Suiza, ya sea como empresa, holding o fundación.

Entre las funciones que desarrolla una empresa fiduciaria en Suiza, están:

  • Recuperación del IVA
  • Representación fiscal para las declaraciones de IVA
  • Controles de documentos periódicos
  • Tramitación de la correspondencia relacionada con el IVA
  • Gestión administrativa con las aduanas para realizar importaciones

Y además de cumplir con la normativa, las empresas fiduciarias pueden encargarse de otros temas relacionados con la legalidad y fiscalidad suiza, como, por ejemplo:

  • Servicios de director local
  • Servicios de contabilidad y de tributación
  • Servicios de recursos humanos (permisos de trabajo, salarios, etc.)

Como sabrás, Suiza es un centro financiero de primer nivel, tanto por la calidad de sus servicios, como por la solidez de su economía, la seguridad de su sistema de gobierno y la discreción que caracteriza a sus entidades financieras y bancarias. Pero hay que tener en cuenta que cada uno de los 26 cantones que componen el país cuenta con su propio sistema fiscal. Por ello, el asesoramiento fiscal para sociedades debe hacerlo una entidad especializada que sepa sacar provecho de cada normativa.

Y es que el asesoramiento fiscal para empresas y sociedades puede ir un paso más allá. Este tipo de empresas no solo asesoran para lograr la mejor fiscalidad, sino que además ayudan a desarrollar la mejor estrategia para cada tipo de negocio y pueden negociar con las entidades locales para obtener situaciones fiscales particulares que beneficien a fundaciones, sociedades de trading, holdings y sociedades administrativas.

Desde principios del año 2018 hay una nueva normativa suiza que obliga a todas las compañías de Europa o del resto del mundo a registrarse oficialmente en Suiza si llevan a cabo negocios en el país alpino y se cumple el siguiente requisito: el volumen de las prestaciones sujetas al IVA y realizadas en Suiza e internacionalmente debe ser, como mínimo, de 100.000 francos suizos (unos 93.400 euros). Tambíen desde 2018 se tiene en cuenta el volumen de negocios en todo el mundo a la hora de determinar la sujeción al IVA.

Ya lo sabes: si piensas expandir tu negocio y abrir una empresa en Suiza, aprovecha la necesidad de conseguir un representante fiscal y obtén además asesoramiento fiscal de calidad que te permita sacarle el mayor beneficio posible al ventajoso sistema empresarial suizo.

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