Programas de facturación y contabilidad para empresas

Todos los autónomos y empresarios sabemos de la importancia de llevar la contabilidad de nuestros negocios correctamente y al día. Dependiendo de nuestra actividad puede ser que emitamos miles de facturas al mes o solo unas pocas, sin embargo, en cualquier caso es nuestra obligación tener en marcha un sistema de facturación para llevar el control de todos los ingresos y gastos. Si lo hacemos bien, cuando llegue el momento de presentar los modelos a Hacienda todo resultará más sencillo.

Qué es un programa de facturación y contabilidad

Una de las mejores herramientas en este sentido es, sin duda, un programa de facturación y contabilidad. Gracias a este tipo de software podemos llevar un control muy detallado de todas nuestras facturas y sus características. Dependiendo del programa escogido (o incluso del plan en los que tienen diferentes planes), podremos encontrarnos desde un sistema sencillo para generar facturas hasta una herramienta completa que nos llevará toda la contabilidad y generará automáticamente los modelos que debemos presentar, como el IVA, el IRPF, el impuesto de Sociedad, las operaciones con terceras personas o intracomunitarias…

Hay una gran variedad de este tipo de software en el mercado y muchas veces puede costarnos escoger cuál es el que mejor se adapta a nuestras necesidades. Una comparativa de programas de facturación puede resultar muy útil y ayudarnos en la decisión. Veremos a continuación algunas de las posibilidades y características que podemos considerar si queremos tenerlas en el programa escogido.

Características del software para generar facturas

  • Emisión de facturas: este es el punto de partida de cualquier programa y el servicio esencial. Podremos generar facturas, tanto de ingresos como de gastos, con posibilidad de crear un documento que se puede enviar tanto al cliente como guardarlo para nosotros. Es el pilar más importante de todo lo que viene después, así que es de vital importancia asegurarnos que introducimos toda la información necesaria, principalmente los datos del cliente o proveedor y las cantidades.
  • Control de stock / inventario: no todos los programas ofrecen esta característica y tendremos que decidir si es importante o no para nuestro negocio. Especialmente útil, como es lógico, si tenemos una tienda donde vendemos productos, ya sea física o por internet. En cambio, si nos dedicamos a servicios informáticos, fotográficos, asesores o muchos otros seguramente podremos pasar sin el control de stock.
  • Contabilidad: si nos decidimos por un software capaz de llevar la contabilidad y generar los diversos modelos que debemos presentar ante Hacienda, podemos prescindir fácilmente de un asesor y ahorrarnos el gasto correspondiente. Cada autónomo o empresario debe decidir si prefiere invertir tiempo (suyo o de algún/a empleado/a) en gestionar las facturas y la contabilidad o bien si prefiere que sea un asesor externo quien le lleve todo el papeleo. Los mejores programas son capaces de hacer por nosotros los modelos referentes al IVA, IRPF, impuesto de Sociedad, declaraciones de operaciones intracomunitarias y con terceras personas, etc…
  • Adaptado a móviles: hay programas que funcionan en dispositivos como móviles o tabletas, sobretodo a la hora de generar facturas. Es una posibilidad que puede resultar realmente útil para muchos empresarios.
  • Seguridad: es importante que nos decantemos por un software de facturación que sea seguro y confiable para evitar posibles robos de datos. En principio la mayoría de programas asentados en el mercado y dando servicio desde hace años deberían cumplir con este requisito.
  • Asistencia: por último, pero no por ello menos importante, tenemos que fijarnos en las opciones de asistencia que ofrece la empresa comercializadora del programa. Tener a alguien que nos ayude a realizar ciertas operaciones o nos resuelva nuestras dudas nos dará mucha tranquilidad y sin duda nos ayudará a dar el paso de decidirnos a llevar la facturación y la contabilidad de nuestros negocios nosotros mismos.