Gestionar una farmacia es, sin duda, una tarea complicada y cualquier herramienta que la facilite es bienvenida. Una de las más importantes es el Excel y sus famosas hojas de cálculo, que nos permiten realizar un sinfín de operaciones con todos los datos de la farmacia.
Se podría pensar que usar un programa específico para la gestión de farmacias es suficiente, pero nos estaríamos equivocando. Ciertamente se trata de unas herramientas muy útiles e imprescindibles, pero todos los programas permiten exportar la información en formato Excel (.xlsx). Estos archivos exportados podemos abrirlos a continuación en Microsoft Excel y trabajarlos según nos convenga.
Pensemos que las hojas de cálculo son perfectas a la hora de trabajar con números, cantidades o dinero. Las posibilidades que nos ofrece para realizar operaciones, sacar medias o estadísticas, crear gráficos… son casi infinitas. Además, es una herramienta magnífica para buscar, ordenar o filtrar datos.
Veamos algunas de las tareas que podemos llevar a cabo si ya disponemos de todos los conocimientos necesarios o realizamos un curso de Excel avanzado:
Gestionar horarios
Si no se gestionan correctamente los horarios de una farmacia, la situación puede volverse caótica. Todo tiene que funcionar adecuadamente para poder atender a los clientes, recibir a comerciales, organizar las entregas de medicamentos…
Gracias al Excel, la labor de controlar los horarios de trabajadores, proveedores y comerciales resultará mucho más sencilla.
Contabilidad y tesorería
Este apartado es, lógicamente, el más importante para cualquier negocio. Aunque existen programas específicos de contabilidad (o los propios de gestión farmacéutica), nunca está de más aprovechar las posibilidades del Excel. Hacer cálculos con ingresos, gastos, beneficios, inventarios o impuestos resultará de lo más fácil.
Proveedores
Administrar los proveedores, sus datos de contacto, sus horarios y precios, las marcas con las que trabajan… todo esto podemos tenerlo bien ordenado en hojas de cálculo, donde además podremos hacer búsquedas o filtrados sin mucho problema.
Todo esto, por supuesto, seremos capaces de hacerlo si sabemos cómo manejar correctamente el Excel. Existen cursos de este programa pensados especialmente para determinados tipos de negocio, como por ejemplo cursos de farmacia, pudiendo escoger además diferentes niveles de dificultad (básico, avanzado, experto).
Vencimientos
Llevar un control de las fechas de caducidad de los medicamentos en una farmacia resulta crucial. Tanto para evitar entregar fármacos caducados o a punto de hacerlo a los clientes como para saber cuándo hay que pedir más suministros a los proveedores. Una vez más, podemos echar mano del Excel para que nos ayude con esta tarea.
Marketing
Para cualquier tipo de empresa, el programa Excel es una excelente herramienta para gestionar todo lo relacionado con la publicidad y promoción de la misma. Gasto en publicidad, coste de los anuncios, retornos obtenidos… todo esto y más se puede supervisar fácilmente gracias a las hojas de cálculo de Microsoft.
Por último, señalar que realmente podemos hacer muchas más cosas con Excel. Todo lo que ocurre en una farmacia y las relaciones entre clientes, trabajadores, comerciales y proveedores se puede traducir en datos con los que podemos trabajar, sacar estadísticas y conclusiones…
En definitiva, vemos como las hojas de cálculos pueden ayudarnos mucho en la gestión de un negocio, ya sea una farmacia o de cualquier otro tipo. Tener unos conocimientos sobre Excel, al menos, de nivel medio es muy recomendable para llevar nuestra empresa al éxito.