En la era de la informática, gestionar una empresa resulta más sencillo que en el pasado. Ahora existen multitud de programas que nos permiten llevar un control muy exhaustivo de todos los aspectos de nuestro negocio, ahorrándonos tiempo, dinero y problemas (por ejemplo, con Hacienda).
El software disponible en el mercado nos aporta soluciones a nuestras necesidades de facturación, contabilidad o laborales. Para autónomos o empresarios novatos, o que tengan poca experiencia en estos asuntos porque suelen delegarlos en otras personas, puede llegar a parecer que es todo lo mismo, pero las diferencias están bien diferenciadas.
Si nos decantamos por la sabia decisión de aprovechar los programas informáticos para una mejor gestión de nuestra empresa, recomendamos que estos sean compatibles entre sí, idealmente de una compañía que nos lo ofrezca todo, como por ejemplo https://www.sdelsol.com, de esta manera nos ahorraremos muchos quebraderos de cabeza.
Diferencias entre facturación, contabilidad y gestión laboral
Como decíamos antes, cada uno de estos apartados es distinto y se encarga de diferentes aspectos de nuestro negocio. Los dos primeros son imprescindibles sin importar qué tipo de empresa tenemos: grande, pequeña, pyme, autónomo… mientras que la tercera será necesaria solo si tenemos empleados a nuestro cargo.
Programas de facturación
Este software se encarga principalmente de generar facturas para la venta de nuestros productos y servicios y llevar un control de los gastos, así como de mantener al día la información sobre el stock y el inventario.
Ninguna empresa o autónomo se libra de las facturas, que son la base a partir de la cual se calculan todos los ingresos, gastos, impuestos, rentabilidad del negocio… Es importante emitir facturas con todos los datos necesarios y llevar una numeración adecuada a la ley.
En cuanto al control del stock y/o del inventario, es de vital importancia si nos dedicamos a vender productos. Los avisos de pocas existencias en determinados artículos nos permiten comprar más a nuestros proveedores, ¡nadie quiere perder ventas por tener el producto solicitado agotado en el almacén!
También resultan útiles las estadísticas que nos muestran qué productos se venden más. Podemos aprovechar esta información para tener un mayor stock de dichos productos o para centrar nuestros esfuerzos publicitarios en los artículos que tienen mejor salida.
Programas de contabilidad
Estos programas nos ayudan mucho a cumplir con nuestras obligaciones con Hacienda. Partiendo de la información que hemos ido recopilando en forma de facturas, el software de contabilidad genera distintos modelos de presentación mensual, trimestral o anual, listos para su presentación ante las autoridades fiscales pertinentes.
Entre los modelos que pueden preparar estos programas informáticos, encontramos la declaración del IVA, del IRPF, el Impuesto sobre Sociedades, los resúmenes anuales… Todo esto sin importar si estamos en estimación directa (simplificada o normal) o en estimación objetiva (módulos). El programa ya se encarga de gestionar correctamente las particularidades de cada situación.
Aparte de ayudarnos a cumplir con nuestras obligaciones fiscales, el software de contabilidad también nos permite tener un calendario fiscal, gestionar el inmovilizado o la tesorería, analizar nuestros datos contables…
Programas de gestión laboral
Por último, tenemos estas aplicaciones informáticas, muy importantes si tenemos empleados en nuestra empresa. Gracias a este tipo de software, todas las gestiones alrededor de las nóminas, cálculos de la seguridad social, contratos, finiquitos y otros asuntos de nuestros trabajadores resultarán más sencillas.
Un buen programa de estas características nos permitirá crear con facilidad las nóminas y adaptar los pagos según si es un contrato mensual o por días, a tiempo completo o parcial. Además, también es muy útil contar con los modelos de contratos, listos para ser utilizados.
Por si fuera poco, los buenos programas de gestión laboral nos generan ficheros que podemos importar y tramitar en las plataformas Contrat@, Certific@2 o las aplicaciones SILTRA de la Seguridad Social.