El software ERP es un sistema de planificación de recursos empresariales. Lleva este nombre por las siglas en inglés de enterprise resource planning y permite administrar de forma centralizada todas las actividades de las dependencias de la empresa en su conjunto. Con esto se simplifica el trabajo y gestiona con éxito las numerosas divisiones.
Cuando se considera qué es el software ERP, se descubre un mundo moderno de entorno corporativo porque es un sistema diseñado y desarrollado para mejorar la competitividad, la productividad, el ahorro de tiempo y dinero a la par de aumentar la rentabilidad optimizando y automatizando todas las operaciones o procedimientos mediante el uso de una única base de datos.
Sin embargo, se usa de acuerdo con la autoridad de los accesos. Los empleados del área contable tendrán sus usuarios y contraseñas para entrar al sistema en lo que les compete. Los encargados de la rentabilidad y de crear nuevas maneras de producir un bien o servicio usarán el software para gestión de proyectos, mientras que los de inventario podrán ver el stock disponible, y así sucesivamente.
Entonces, ¿qué sentido tiene usar un ERP para una base de datos única? Pues muchas, ya que los directivos podrán ver todo lo que ocurre en cada departamento sin espera y pedir informes a los mandos medios. A solo un clic cada jefe de departamento o división y la mesa directiva o presidente estratifican lo que necesitan y esto les permite tomar decisiones basadas en datos sólidos y actualizados.
¿Qué es un sistema ERP y para qué sirve?
El software ERP es un tipo de aplicación de gestión empresarial que vincula todos los departamentos internos y las tareas que estos llevan a cabo. Su uso contribuye a racionalizar las operaciones diarias de la empresa y mantener las estadísticas al día.
En comparación con el método convencional y manual de procesamiento de la información, esto supone un importante ahorro de tiempo y facilita la administración de la empresa. Es así como un software de nóminas es capaz de arrojar los expedientes actualizados de cada empleado, alertar sobre las vacaciones pendientes, bajas por enfermedad y reincorporación y sin tener que ver los expedientes en el archivo de papel o en Excel.
Se tiene la falsa creencia de que el software ERP solo es usado por las grandes empresas. Pero cualquiera, especialmente una pequeña y mediana, pueden necesitar un sistema completo que facilite la gestión de la misma con una única base de datos susceptible a ser sistematizada de acuerdo a las necesidades de la organización.
En realidad, las PYME tienen a su disposición una enorme variedad de software ERP accesibles y económicos y especialmente adaptados a las necesidades de las pequeñas y medianas organizaciones.
Esto es posible porque un ERP y sus módulos se adaptan a las necesidades de cada empresa, sirven a varios departamentos o dependencias e impulsan la operatividad, la productividad y, por ende, la rentabilidad.
Ventajas de los ERP
El uso de las herramientas de gestión empresarial lleva consigo estos beneficios:
Adaptabilidad al tipo y modelo de negocio
Cada empresa, aunque sean del mismo mercado, tiene su propio conjunto de directrices y expectativas. Por ello, los procedimientos empresariales deben ser lo suficientemente flexibles como para adaptarse a todas estas variaciones. Los sistemas ERP vienen en una variedad de módulos y configuraciones para cada modelo de negocio y su sector de la economía.
Toda la empresa a un solo clic
Los ERP ofrecen acceso a los datos corporativos en su totalidad. Cuando se realiza un nuevo pedido, automáticamente, se actualiza el inventario, el calendario de distribución y la disponibilidad de los productos de esta naturaleza y asociados y se hace la facturación que se envía una vez despachado el pedido para fines contables.
Sin errores o discrepancias
El hecho de tener una sola base de datos compartida es una ventaja importante de los sistemas ERP. Permite que todos los departamentos y empleados de la empresa accedan a los datos sin errores, pues estos varían de acuerdo a cada nuevo registro que se haga.
En consecuencia, se reducen los errores y no habrá discrepancias a la hora de comprar materias primas, pagar los impuestos y tener los datos de RRHH al día.