Plataformas de Teletrabajo para Empresas

Desde que empezó la crisis del coronavirus y especialmente desde que estamos en estado de alerta, una de las palabras de moda es el teletrabajo. No es una palabra nueva, existe desde hace tiempo y básicamente significa trabajar de forma remota, bien desde casa o desde otro sitio fuera de la oficina.

Se trata de una forma de trabajar que requiere un acuerdo entre una empresa y un trabajador. No hay que confundirlo con el trabajador independiente, también llamado freelancer, ya que el trabajo de este tiene otras características y no suele estar ligado a una empresa, sino que hace distintos trabajos para distintos clientes.

Plataformas de teletrabajo para empresas

El teletrabajo ha venido aumentando mucho los últimos años en todo el mundo, aunque es verdad que en España vamos bastante retrasados en este tema. Según una encuesta que se hizo hace un par de años, entre el 80 y el 90% de los trabajadores dijeron que les gustaría teletrabajar al menos parte de la semana. El 36 % escogerían la opción de teletrabajar por encima de un aumento de sueldo e incluso el 37% estaría dispuesto a cobrar algo menos. En cuanto a las empresas, los datos muestran que el teletrabajo aumenta la retención del trabajador. Además, 6 de cada 10 dueños de negocios aseguran estar encantados con la reducción de costes que supone el teletrabajo.

Como decíamos, el confinamiento al que nos hemos visto obligados a causa del coronavirus ha disparado el teletrabajo en España. Sin duda ha pillado a muchos de improviso y se han acelerado las medidas para poder trabajar desde casa, en ocasiones de forma precipitada. Prácticamente de la noche al día muchos dueños de empresas se han visto forzados a habilitar este tipo de trabajo remoto y normalmente no son cosas que se puedan preparar de forma precipitada, sino que requieren de un cierto estudio, análisis y organización.

Sin embargo, ahora todo nos ha venido de golpe y ha supuesto verdaderos quebraderos de cabeza para muchos empleadores. Vamos a hablar a continuación de las mejores opciones que tenemos tanto para teletrabajar como para mantener una comunicación fluida entre la empresa, los trabajadores y los mandos intermedios.

Plataformas de teletrabajo y comunicación

La comunicación virtual con los trabajadores puede ser algo totalmente nuevo para muchos dueños, gerentes o mandos intermedios. Podríamos decir incluso que a algunos les asusta. Sea como sea, la situación actual está obligando a muchos a acogerse a este tipo de trabajo. Hay una serie de plataformas pensadas precisamente para esto que pueden ayudarnos mucho con este cambio organizativo.

Más allá de simples chats, que en determinados casos puede ser ya suficiente, recomendamos probar herramientas de reuniones o conferencias con vídeo y audio: Zoom, Skype Empresarial o Slack. Si el ambiente en el puesto de trabajo o en la oficina solía ser desenfadado y se hablaba también de asuntos externos al trabajo, nada nos impide seguir haciéndolo con estas herramientas. Lógicamente, al igual que cuando se hacía el trabajo de forma presencial, siempre asegurándonos que el trabajo es lo primero.

Dando el salto a la nube

Los servicios en la nube (cloud services en inglés) hace tiempo que están entre nosotros y muchos trabajadores, jefes o profesionales independientes ya los venían usando. Son ideales para centralizar los documentos en un grupo de trabajo que esté trabajando sobre un mismo proyecto.

Cuando trabajamos en la nube, todas las personas accedemos a la misma información actualizada y, a su vez, nuestros cambios se reflejarán en los ordenadores del resto de compañeros.

Hay bastantes proveedores de alojamiento de archivos en la nube, siendo los más conocidos Dropbox, Google Drive y Microsoft OneDrive. Otras herramientas para la gestión de proyectos son Trello y Basecamp.

No nos convirtamos en extraños

Esto ya es para empresas que viniesen ofreciendo teletrabajo desde antes o que se estén planteando continuar haciéndolo en el futuro. Si pretendemos llevar un seguimiento exhaustivo de cada trabajador, será un desgaste en tiempo enorme. Lo suyo, como superior o encargado, es estar disponible si algún trabajador necesita algo, llevar un control del progreso y asegurarse de que todos saben lo que tienen que hacer.

¿Qué ocurre con la educación de los empleados o si queremos enseñarles a hacer algo? Podemos hacer una reunión virtual individual una vez a la semana, por ejemplo.

Si el teletrabajo es ya habitual en la empresa, recomendamos hacer una reunión trimestral de forma presencial y alguna actividad fuera de la empresa, como una comida o cena o una sesión de teambuilding al menos una vez al año.

Celebrando los éxitos

Igual que en el punto anterior, este también va enfocado a situaciones en las que trabajamos a distancia de forma habitual. Es fácil olvidarnos del trato personal entre superiores y trabajadores cuando hacemos teletrabajo, pero sigue resultando importante. Por eso, ten en cuenta los siguientes consejos:

  • Involucra a todo el mundo, a todo el equipo.
  • Si tienes una crítica constructiva para alguien, siempre es mejor hacerlo cara a cara, aunque sea mediante una videoconferencia. Por escrito se pierden las entonaciones de la voz y los gestos faciales y la otra persona puede sentir que está siendo “abroncada” más de lo que en realidad es.
  • No olvides felicitar a los empleados cuando hacen un buen trabajo, ya sea de forma grupal o individual, según las circunstancias.

Los supervisores necesitan recordar que hay seres humanos al otro lado del ordenador y las opiniones positivas y detalladas son una manera estupenda de crear espíritu de equipo.