Recursos para empresas

En la era de la informática, gestionar una empresa resulta más sencillo que en el pasado. Ahora existen multitud de programas que nos permiten llevar un control muy exhaustivo de todos los aspectos de nuestro negocio, ahorrándonos tiempo, dinero y problemas (por ejemplo, con Hacienda).

El software disponible en el mercado nos aporta soluciones a nuestras necesidades de facturación, contabilidad o laborales. Para autónomos o empresarios novatos, o que tengan poca experiencia en estos asuntos porque suelen delegarlos en otras personas, puede llegar a parecer que es todo lo mismo, pero las diferencias están bien diferenciadas.

Si nos decantamos por la sabia decisión de aprovechar los programas informáticos para una mejor gestión de nuestra empresa, recomendamos que estos sean compatibles entre sí, idealmente de una compañía que nos lo ofrezca todo, como por ejemplo https://www.sdelsol.com, de esta manera nos ahorraremos muchos quebraderos de cabeza.

Diferencias entre facturación, contabilidad y gestión laboral

Como decíamos antes, cada uno de estos apartados es distinto y se encarga de diferentes aspectos de nuestro negocio. Los dos primeros son imprescindibles sin importar qué tipo de empresa tenemos: grande, pequeña, pyme, autónomo… mientras que la tercera será necesaria solo si tenemos empleados a nuestro cargo.

Programas de facturación

Este software se encarga principalmente de generar facturas para la venta de nuestros productos y servicios y llevar un control de los gastos, así como de mantener al día la información sobre el stock y el inventario.

Ninguna empresa o autónomo se libra de las facturas, que son la base a partir de la cual se calculan todos los ingresos, gastos, impuestos, rentabilidad del negocio… Es importante emitir facturas con todos los datos necesarios y llevar una numeración adecuada a la ley.

En cuanto al control del stock y/o del inventario, es de vital importancia si nos dedicamos a vender productos. Los avisos de pocas existencias en determinados artículos nos permiten comprar más a nuestros proveedores, ¡nadie quiere perder ventas por tener el producto solicitado agotado en el almacén!

También resultan útiles las estadísticas que nos muestran qué productos se venden más. Podemos aprovechar esta información para tener un mayor stock de dichos productos o para centrar nuestros esfuerzos publicitarios en los artículos que tienen mejor salida.

Programas de contabilidad

Estos programas nos ayudan mucho a cumplir con nuestras obligaciones con Hacienda. Partiendo de la información que hemos ido recopilando en forma de facturas, el software de contabilidad genera distintos modelos de presentación mensual, trimestral o anual, listos para su presentación ante las autoridades fiscales pertinentes.

Entre los modelos que pueden preparar estos programas informáticos, encontramos la declaración del IVA, del IRPF, el Impuesto sobre Sociedades, los resúmenes anuales… Todo esto sin importar si estamos en estimación directa (simplificada o normal) o en estimación objetiva (módulos). El programa ya se encarga de gestionar correctamente las particularidades de cada situación.

Aparte de ayudarnos a cumplir con nuestras obligaciones fiscales, el software de contabilidad también nos permite tener un calendario fiscal, gestionar el inmovilizado o la tesorería, analizar nuestros datos contables…

Programas de gestión laboral

Por último, tenemos estas aplicaciones informáticas, muy importantes si tenemos empleados en nuestra empresa. Gracias a este tipo de software, todas las gestiones alrededor de las nóminas, cálculos de la seguridad social, contratos, finiquitos y otros asuntos de nuestros trabajadores resultarán más sencillas.

Un buen programa de estas características nos permitirá crear con facilidad las nóminas y adaptar los pagos según si es un contrato mensual o por días, a tiempo completo o parcial. Además, también es muy útil contar con los modelos de contratos, listos para ser utilizados.

Por si fuera poco, los buenos programas de gestión laboral nos generan ficheros que podemos importar y tramitar en las plataformas Contrat@, Certific@2 o las aplicaciones SILTRA de la Seguridad Social.

Todos los autónomos y empresarios sabemos de la importancia de llevar la contabilidad de nuestros negocios correctamente y al día. Dependiendo de nuestra actividad puede ser que emitamos miles de facturas al mes o solo unas pocas, sin embargo, en cualquier caso es nuestra obligación tener en marcha un sistema de facturación para llevar el control de todos los ingresos y gastos. Si lo hacemos bien, cuando llegue el momento de presentar los modelos a Hacienda todo resultará más sencillo.

Qué es un programa de facturación y contabilidad

Una de las mejores herramientas en este sentido es, sin duda, un programa de facturación y contabilidad. Gracias a este tipo de software podemos llevar un control muy detallado de todas nuestras facturas y sus características. Dependiendo del programa escogido (o incluso del plan en los que tienen diferentes planes), podremos encontrarnos desde un sistema sencillo para generar facturas hasta una herramienta completa que nos llevará toda la contabilidad y generará automáticamente los modelos que debemos presentar, como el IVA, el IRPF, el impuesto de Sociedad, las operaciones con terceras personas o intracomunitarias…

Hay una gran variedad de este tipo de software en el mercado y muchas veces puede costarnos escoger cuál es el que mejor se adapta a nuestras necesidades. Una comparativa de programas de facturación puede resultar muy útil y ayudarnos en la decisión. Veremos a continuación algunas de las posibilidades y características que podemos considerar si queremos tenerlas en el programa escogido.

Características del software para generar facturas

• Emisión de facturas: este es el punto de partida de cualquier programa y el servicio esencial. Podremos generar facturas, tanto de ingresos como de gastos, con posibilidad de crear un documento que se puede enviar tanto al cliente como guardarlo para nosotros. Es el pilar más importante de todo lo que viene después, así que es de vital importancia asegurarnos que introducimos toda la información necesaria, principalmente los datos del cliente o proveedor y las cantidades.
• Control de stock / inventario: no todos los programas ofrecen esta característica y tendremos que decidir si es importante o no para nuestro negocio. Especialmente útil, como es lógico, si tenemos una tienda donde vendemos productos, ya sea física o por internet. En cambio, si nos dedicamos a servicios informáticos, fotográficos, asesores o muchos otros seguramente podremos pasar sin el control de stock.
• Contabilidad: si nos decidimos por un software capaz de llevar la contabilidad y generar los diversos modelos que debemos presentar ante Hacienda, podemos prescindir fácilmente de un asesor y ahorrarnos el gasto correspondiente. Cada autónomo o empresario debe decidir si prefiere invertir tiempo (suyo o de algún/a empleado/a) en gestionar las facturas y la contabilidad o bien si prefiere que sea un asesor externo quien le lleve todo el papeleo. Los mejores programas son capaces de hacer por nosotros los modelos referentes al IVA, IRPF, impuesto de Sociedad, declaraciones de operaciones intracomunitarias y con terceras personas, etc…
• Adaptado a móviles: hay programas que funcionan en dispositivos como móviles o tabletas, sobretodo a la hora de generar facturas. Es una posibilidad que puede resultar realmente útil para muchos empresarios.
• Seguridad: es importante que nos decantemos por un software de facturación que sea seguro y confiable para evitar posibles robos de datos. En principio la mayoría de programas asentados en el mercado y dando servicio desde hace años deberían cumplir con este requisito.
• Asistencia: por último, pero no por ello menos importante, tenemos que fijarnos en las opciones de asistencia que ofrece la empresa comercializadora del programa. Tener a alguien que nos ayude a realizar ciertas operaciones o nos resuelva nuestras dudas nos dará mucha tranquilidad y sin duda nos ayudará a dar el paso de decidirnos a llevar la facturación y la contabilidad de nuestros negocios nosotros mismos.

¿Quiere saber cuál es el mejor alojamiento web para su empresa? Empecemos por el principio para intentar dejar los conceptos bien claros.

¿Qué necesitamos para publicar la página web de nuestra empresa en Internet?

Básicamente dos cosas: el dominio y el alojamiento web (también conocido como hosting). El dominio es la dirección que usamos para identificar nuestra página en Internet, por ejemplo miempresa.com o miempresa.es, etc… y el alojamiento es el servidor dentro de Internet dónde colocamos nuestra web para que sea accesible a todo el mundo.

Por lo tanto, tenemos dos cosas distintas y, por si solas, ninguna de las dos sirve de nada. Un dominio sin alojamiento web no mostrará nada y un hosting sin dominio no será accesible para nadie.

¿Qué alojamiento debería escoger entonces para su negocio?

Si utiliza un buscador para buscar el mejor hosting, encontrará un sinfín de páginas tratando el tema. Sin embargo, vemos con preocupación que la mayoría de estas páginas se basan más en su propio potencial beneficio económico que en intentar ayudar de verdad al usuario que está buscando dicha información.

¿Qué quiero decir con esto? Son muchas las empresas de alojamiento web que pagan importantes comisiones a aquellas personas que les consiguen clientes. Esto hace que cuando encontramos una lista de los mejores hostings o los hostings recomendados, la mayoría de veces no responden a criterios o necesidades reales, sino que la persona que ha elaborado ese listado lo ha hecho en base a cuánta comisión le pagan las empresas. Si una empresa le paga 200 € por conseguirle un cliente y otra solo le paga 50 € lo que conseguimos es que esa persona recomiende a la de 200 antes que la de 50, pero eso no quiere decir que realmente la de 200 sea la mejor.

Por esa razón queremos avisar a las empresas y empresarios autónomos que desean tener su página web en Internet que tengan mucho cuidado con este tipo de listas porque no son del todo creíbles.

Precio del alojamiento web y dominio

Otro aspecto a tener muy en cuenta lógicamente es el precio. Un dominio suele costar entre 6 y 8 € la primera vez que lo compramos y, a partir de entonces, tiene un coste de 12-13 € al año para su renovación. Por otro lado, analizando las tarifas de los principales hostings españoles, nos encontramos con que el precio se puede mover entre 49 y 72 € anuales. Esto nos da un coste total al año de entre 62 y 85 €.

Precio en Grupo LasGuías

En Grupo LasGuías estamos especializados en alojamiento web para empresas, pymes y autónomos en España. Nuestro precio de dominio y alojamiento web es de solo 42 € anuales. Como vemos, puede suponer un ahorro de hasta el 50% del coste normal si contratamos un dominio y un hosting por otro lado.

Estos 42 € al año incluyen la renovación del dominio, el alojamiento de la web de la empresa, la base de datos si fuese necesaria, los correos personalizados del tipo @miempresa.com, el certificado SSL que nos permite mostrar a todos los usuarios que nuestra página es segura y, por si fuera poco, también incluye la programación de una web básica (en caso de que su empresa todavía no tenga una).

Lógicamente, si desea una página más completa, con más información, en WordPress, una tienda online, etc… deberemos hacerle un presupuesto personalizado a cada caso, siempre ofreciendo precios muy competitivos en España.

Ya tengo mi web en otro servidor 

En tal caso, si quiere traspasar su página web a nuestro servidor y aprovechar el magnífico precio de solo 42 € al año, le informamos que nosotros nos ocupamos de llevar a cabo el traspaso para que usted no tenga que preocuparse de nada. Este cambio de alojamiento web es gratuito y puede incluir mover la página en sí, la base de datos si tiene una, todos sus correos electrónicos sin miedo a perderlos, etc.

En Grupo LasGuías llevamos 23 años al servicio de las empresas, negocios, pymes y autónomos en España. Esta larga experiencia y nuestro conocimiento profundo de las necesidades de los empresarios españoles nos convierte en una excelente opción a la hora de dejar en nuestras manos el alojamiento y el mantenimiento de su página web.

No dude a la hora de contactar con nosotros con cualquier duda o pregunta que pueda tener al respecto y le daremos toda la información necesaria sobre nuestro alojamiento web, nuestro servicio de renovación de dominios y nuestro servicio de traspaso de páginas.

CONTACTAR

¡No olvide que nuestro precio de 42 € al año es el más barato que seguramente podrá encontrar en internet para alojar la página web de su empresa!

En cuanto al soporte técnico, ponemos a su disposición nuestro equipo de técnicos e informáticos con muchos años de experiencia sirviendo y trabajando con miles de empresas españolas.

Desde que empezó la crisis del coronavirus y especialmente desde que estamos en estado de alerta, una de las palabras de moda es el teletrabajo. No es una palabra nueva, existe desde hace tiempo y básicamente significa trabajar de forma remota, bien desde casa o desde otro sitio fuera de la oficina.

Se trata de una forma de trabajar que requiere un acuerdo entre una empresa y un trabajador. No hay que confundirlo con el trabajador independiente, también llamado freelancer, ya que el trabajo de este tiene otras características y no suele estar ligado a una empresa, sino que hace distintos trabajos para distintos clientes.

El teletrabajo ha venido aumentando mucho los últimos años en todo el mundo, aunque es verdad que en España vamos bastante retrasados en este tema. Según una encuesta que se hizo hace un par de años, entre el 80 y el 90% de los trabajadores dijeron que les gustaría teletrabajar al menos parte de la semana. El 36 % escogerían la opción de teletrabajar por encima de un aumento de sueldo e incluso el 37% estaría dispuesto a cobrar algo menos. En cuanto a las empresas, los datos muestran que el teletrabajo aumenta la retención del trabajador. Además, 6 de cada 10 dueños de negocios aseguran estar encantados con la reducción de costes que supone el teletrabajo.

Como decíamos, el confinamiento al que nos hemos visto obligados a causa del coronavirus ha disparado el teletrabajo en España. Sin duda ha pillado a muchos de improviso y se han acelerado las medidas para poder trabajar desde casa, en ocasiones de forma precipitada. Prácticamente de la noche al día muchos dueños de empresas se han visto forzados a habilitar este tipo de trabajo remoto y normalmente no son cosas que se puedan preparar de forma precipitada, sino que requieren de un cierto estudio, análisis y organización.

Sin embargo, ahora todo nos ha venido de golpe y ha supuesto verdaderos quebraderos de cabeza para muchos empleadores. Vamos a hablar a continuación de las mejores opciones que tenemos tanto para teletrabajar como para mantener una comunicación fluida entre la empresa, los trabajadores y los mandos intermedios.

Plataformas de teletrabajo y comunicación

La comunicación virtual con los trabajadores puede ser algo totalmente nuevo para muchos dueños, gerentes o mandos intermedios. Podríamos decir incluso que a algunos les asusta. Sea como sea, la situación actual está obligando a muchos a acogerse a este tipo de trabajo. Hay una serie de plataformas pensadas precisamente para esto que pueden ayudarnos mucho con este cambio organizativo.

Más allá de simples chats, que en determinados casos puede ser ya suficiente, recomendamos probar herramientas de reuniones o conferencias con vídeo y audio: Zoom, Skype Empresarial o Slack. Si el ambiente en el puesto de trabajo o en la oficina solía ser desenfadado y se hablaba también de asuntos externos al trabajo, nada nos impide seguir haciéndolo con estas herramientas. Lógicamente, al igual que cuando se hacía el trabajo de forma presencial, siempre asegurándonos que el trabajo es lo primero.

Dando el salto a la nube

Los servicios en la nube (cloud services en inglés) hace tiempo que están entre nosotros y muchos trabajadores, jefes o profesionales independientes ya los venían usando. Son ideales para centralizar los documentos en un grupo de trabajo que esté trabajando sobre un mismo proyecto.

Cuando trabajamos en la nube, todas las personas accedemos a la misma información actualizada y, a su vez, nuestros cambios se reflejarán en los ordenadores del resto de compañeros.

Hay bastantes proveedores de alojamiento de archivos en la nube, siendo los más conocidos Dropbox, Google Drive y Microsoft OneDrive. Otras herramientas para la gestión de proyectos son Trello y Basecamp.

No nos convirtamos en extraños

Esto ya es para empresas que viniesen ofreciendo teletrabajo desde antes o que se estén planteando continuar haciéndolo en el futuro. Si pretendemos llevar un seguimiento exhaustivo de cada trabajador, será un desgaste en tiempo enorme. Lo suyo, como superior o encargado, es estar disponible si algún trabajador necesita algo, llevar un control del progreso y asegurarse de que todos saben lo que tienen que hacer.

¿Qué ocurre con la educación de los empleados o si queremos enseñarles a hacer algo? Podemos hacer una reunión virtual individual una vez a la semana, por ejemplo.

Si el teletrabajo es ya habitual en la empresa, recomendamos hacer una reunión trimestral de forma presencial y alguna actividad fuera de la empresa, como una comida o cena o una sesión de teambuilding al menos una vez al año.

Celebrando los éxitos

Igual que en el punto anterior, este también va enfocado a situaciones en las que trabajamos a distancia de forma habitual. Es fácil olvidarnos del trato personal entre superiores y trabajadores cuando hacemos teletrabajo, pero sigue resultando importante. Por eso, ten en cuenta los siguientes consejos:

• Involucra a todo el mundo, a todo el equipo.
• Si tienes una crítica constructiva para alguien, siempre es mejor hacerlo cara a cara, aunque sea mediante una videoconferencia. Por escrito se pierden las entonaciones de la voz y los gestos faciales y la otra persona puede sentir que está siendo “abroncada” más de lo que en realidad es.
• No olvides felicitar a los empleados cuando hacen un buen trabajo, ya sea de forma grupal o individual, según las circunstancias.

Los supervisores necesitan recordar que hay seres humanos al otro lado del ordenador y las opiniones positivas y detalladas son una manera estupenda de crear espíritu de equipo.